Privacybeleid – Simply Energy

Wat is het doel van ons privacybeleid?

Simply Energy ASBL, de beheerder van de website www.simplyenergy.be, hecht veel belang aan de bescherming en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens, die voor ons een teken zijn van betrouwbaarheid en vertrouwen.

Ons privacybeleid voor persoonsgegevens weerspiegelt dan ook onze vastberadenheid om binnen Simply Energy ASBL de geldende regels inzake de bescherming van persoonsgegevens na te leven, en in het bijzonder die van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Ons privacybeleid is er met name op gericht u te informeren over de wijze waarop en de redenen waarom wij uw persoonsgegevens verwerken in het kader van de diensten die wij u leveren.

Voor wie is ons privacybeleid bedoeld?

Ons privacybeleid is bedoeld voor u, ongeacht uw woonplaats, op voorwaarde dat u ten minste 13 jaar oud bent, of u nu klant bent, sollicitant bij Simply Energy ASBL of bezoeker van de website www.simplyenergy.be.

Als u jonger bent dan de hierboven vermelde wettelijke leeftijd, mag u geen gebruik maken van onze diensten zonder de voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van een van uw ouders of de persoon die het ouderlijk gezag uitoefent. Deze toestemming moet per e-mail worden verzonden naar gdpr@simplyenergy.be.

Als u denkt dat wij persoonsgegevens van uw kinderen in ons bezit hebben zonder dat u daarvoor toestemming hebt gegeven, verzoeken wij u contact met ons op te nemen via het hierboven vermelde e-mailadres.

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens en op welke grondslag?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voornamelijk om de volgende redenen:

om op onze website te surfen, gebruik te maken van onze diensten en zodat wij uw verzoeken (bijv. verzoeken om informatie, klachten, enz.) kunnen beantwoorden op op basis van onze algemene gebruiksvoorwaarden en ons gerechtvaardigd belang om u de best mogelijke service te bieden.
het beheren van onze klantenservice op basis van de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om zo goed mogelijk op uw verzoeken en klachten te reageren.
op de hoogte te blijven van onze nieuwste aanbiedingen en evenementen via e-mail op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze klanten te binden en nieuwe potentiële klanten te werven als u een zakelijke klant bent, en op basis van uw toestemming als u een particulier bent die nog geen klant is van onze diensten.
de facturering en eventuele achterstallige betalingen te beheren, op basis van ons gerechtvaardigd belang om een vergoeding te ontvangen voor de levering van onze dienst en op basis van onze algemene voorwaarden.
ons volgen en reageren op onze berichten op sociale media op basis van ons gerechtvaardigd belang om een eigen pagina op sociale media te hebben.
onze nieuwsbrief ontvangen die u informeert over al het nieuws met betrekking tot onze diensten, op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze klanten te binden en op basis van uw toestemming indien u nog geen klant bent van onze diensten;
solliciteren naar een functie bij Simply Energy ASBL op basis van de gesprekken die wij met u voeren tijdens het wervingsproces en op basis van ons gerechtvaardigd belang om kandidaten te werven en te selecteren.
de video’s op onze website af te spelen op basis van ons gerechtvaardigd belang om u inhoud in videoformaat aan te bieden.
het downloaden van documenten mogelijk maken op basis van onze algemene gebruiksvoorwaarden.
tevredenheidsenquêtes versturen op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze diensten te verbeteren.

Hoe zijn wij aan uw persoonsgegevens gekomen?

Uw gegevens worden rechtstreeks bij u verzameld zodra u klant bent van onze diensten of een „gewone“ bezoeker van onze website www.simplyenergy.be, en wij verbinden ons ertoe uw gegevens uitsluitend te verwerken voor de hierboven beschreven doeleinden.

Alleen voor professionals geldt dat uw persoonsgegevens ook indirect kunnen worden verwerkt in het kader van beurzen of sociale media (bijv. LinkedIn).

Zodra u echter vrijwillig inhoud publiceert op de pagina’s die wij beheren op sociale media, erkent u dat u volledig verantwoordelijk bent voor alle persoonlijke informatie die u verstrekt, ongeacht de aard en herkomst van de verstrekte informatie.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en hoe lang bewaren wij deze?

Hieronder hebben we de categorieën persoonsgegevens en de bijbehorende bewaartermijnen samengevat:

Voor particulieren worden persoonlijke identificatiegegevens (bijv. naam, voornaam) en contactgegevens (bijv. e-mailadres) bewaard gedurende de gehele looptijd van de dienstverlening, vermeerderd met de wettelijke verjaringstermijnen, die doorgaans 5 jaar bedragen.
Voor zakelijke klanten worden persoonsgegevens (bijv. naam, voornaam, functie, bedrijf, afdeling, enz.) en contactgegevens (bijv. e-mailadres en zakelijk telefoonnummer, enz.) bewaard gedurende de gehele looptijd van de dienstverlening, vermeerderd met de wettelijke verjaringstermijnen, die doorgaans 5 jaar bedragen.
Voor particulieren worden economische en financiële gegevens (bijv. bankrekeningnummer, verificatiecode, enz.) bewaard gedurende de tijd die nodig is voor de transactie en het beheer van de facturering en betalingen, vermeerderd met de wettelijke verjaringstermijnen, die doorgaans 5 tot 10 jaar bedragen.
Voor ondernemers, wanneer er verwarring bestaat tussen de naam van uw organisatie en uw persoonlijke naam (bijv. zelfstandige, micro-onderneming, enz.), worden economische en financiële gegevens (bijv. bankrekeningnummer, verificatiecode, enz.) bewaard gedurende de tijd die nodig is voor de transactie en het beheer van de facturering en betalingen, vermeerderd met de wettelijke verjaringstermijnen, die doorgaans 5 tot 10 jaar bedragen.
E-mailadres: bewaard gedurende maximaal 3 jaar vanaf het laatste contact dat wij met u hebben gehad in het kader van onze e-mailcampagnes, en bewaard tot het einde van uw inschrijving op de nieuwsbrief om onze nieuwsbrief te ontvangen.
Gegevens vermeld in het cv en de motivatiebrief worden bewaard gedurende de looptijd van het wervingsproces en vervolgens nog 2 jaar vanaf uw sollicitatie.
Statistische gegevens met betrekking tot het bekijken van onze video’s worden geanonimiseerd en voor onbepaalde tijd bewaard.
Inloggegevens (bijv. logbestanden, IP-adres, enz.) worden gedurende 1 jaar bewaard.
Cookies worden doorgaans maximaal 13 maanden bewaard. Voor meer informatie over hoe wij uw cookies gebruiken, kunt u ons cookiebeleid raadplegen, dat te allen tijde op onze website beschikbaar is.

Na het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijnen is de verwijdering van uw persoonsgegevens onomkeerbaar en kunnen wij deze gegevens na deze termijn niet meer aan u verstrekken. Wij kunnen hoogstens anonieme gegevens bewaren voor statistische doeleinden.

Houd er tevens rekening mee dat wij in geval van een geschil verplicht zijn om al uw persoonsgegevens te bewaren gedurende de gehele behandeling van de zaak, zelfs na het verstrijken van de hierboven beschreven bewaartermijnen.

Welke rechten hebt u om het gebruik van uw persoonsgegevens te controleren?

De toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming kent u specifieke rechten toe die u te allen tijde en kosteloos kunt uitoefenen om controle uit te oefenen op het gebruik dat wij van uw gegevens maken.

Recht op inzage in en het verkrijgen van een kopie van uw persoonsgegevens, mits dit verzoek niet in strijd is met het bedrijfsgeheim, de vertrouwelijkheid of het briefgeheim.
Recht op rectificatie van persoonsgegevens die onjuist, verouderd of onvolledig zijn.
Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor commerciële wervingsdoeleinden, evenals tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang, tenzij er legitieme en dwingende redenen zijn die deze verwerkingen rechtvaardigen en zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.
Recht om te verzoeken om verwijdering („recht om vergeten te worden“) van uw persoonsgegevens die niet essentieel zijn voor de goede werking van onze diensten.
Het recht op beperking van uw persoonsgegevens, waardoor het gebruik van uw gegevens kan worden vastgelegd in geval van betwisting van de rechtmatigheid van een verwerking.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid, waardoor u een deel van uw persoonsgegevens kunt opvragen om deze eenvoudig op te slaan of over te dragen van het ene informatiesysteem naar het andere.

Om een verzoek in behandeling te kunnen nemen, is het absoluut noodzakelijk dat het rechtstreeks door u of uw vertegenwoordiger wordt ingediend via het e-mailadres gdpr@simplyenergy.be.

Verzoeken mogen niet afkomstig zijn van iemand anders dan uzelf of uw vertegenwoordiger. Wij kunnen u daarom vragen om een identiteitsbewijs te overleggen indien er twijfel bestaat over de identiteit van de verzoeker, evenals een bewijs van vertegenwoordiging.

Wij zullen zo snel mogelijk op uw verzoek reageren, met een maximale termijn van één maand vanaf de ontvangst ervan, tenzij het verzoek technisch complex is of wij op hetzelfde moment veel verzoeken ontvangen. In dat geval kan de reactietermijn maximaal drie maanden bedragen.

Houd er rekening mee dat wij altijd kunnen weigeren om te reageren op buitensporige of ongegronde verzoeken, met name wanneer deze herhaaldelijk worden ingediend.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door onze teams en door onze technische dienstverleners, uitsluitend met het oog op de werking van onze dienst.

Wij willen benadrukken dat wij al onze technische dienstverleners grondig controleren voordat wij hen inschakelen, om er zeker van te zijn dat zij de geldende regels inzake de bescherming van persoonsgegevens strikt naleven.

Bovendien garanderen wij u dat wij uw gegevens nooit doorgeven of verkopen aan derden of aan zakelijke partners.

Kunnen uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie worden doorgegeven?

De persoonsgegevens die via onze website worden verwerkt, worden uitsluitend gehost op servers die zich binnen de Europese Unie bevinden.

Bovendien doen wij ons uiterste best om uitsluitend gebruik te maken van technische hulpmiddelen waarvan de servers eveneens binnen de Europese Unie zijn gevestigd. Mocht dit toch niet het geval zijn, dan zien wij er nauwlettend op toe dat zij de nodige waarborgen bieden om de vertrouwelijkheid en bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij zetten alle nodige technische en organisatorische middelen in om de veiligheid van uw persoonsgegevens dagelijks te waarborgen en, in het bijzonder, om elk risico op vernietiging, verlies, wijziging of openbaarmaking tegen te gaan.

Gebruiken wij cookies wanneer u onze website bezoekt?

Wij garanderen u dat wij geen advertentiecookies gebruiken voor de werking van deze website.

Wij wijzen u er echter op dat wij statistische cookies gebruiken wanneer u onze website bezoekt. Voor meer informatie verwijzen wij u naar ons cookiebeleid.

Met wie kunt u contact opnemen voor meer informatie over het gebruik van uw persoonsgegevens?

Om de bescherming en integriteit van uw gegevens zo goed mogelijk te waarborgen, hebben wij officieel een onafhankelijke functionaris voor gegevensbescherming (“DPO”) aangesteld bij onze toezichthoudende autoriteit.

U kunt te allen tijde en kosteloos contact opnemen met onze DPO via gdpr@simplyenergy.be voor meer informatie of details over de manier waarop wij uw gegevens verwerken.

Hoe kunt u contact opnemen met de APD?

U kunt te allen tijde contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit of “GBA” via de volgende contactgegevens: GBA, Persstraat 35, 1000 Brussel, of telefonisch op +32 (0)2 274 48 00 of +32 (0)2 274 48 35.

Kan het privacybeleid worden gewijzigd?

Wij kunnen ons privacybeleid te allen tijde wijzigen om het aan te passen aan nieuwe wettelijke vereisten en aan nieuwe verwerkingen die wij in de toekomst zouden kunnen uitvoeren.